ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA

PENDAHULUAN

A.      LATAR BELAKANG MASALAH

Dalam dunia pendidikan, terdapat beberapa komponen pendidikan yang sangatlah berperan sebagai penunjang kegiatan pembelajaran baik secara langsung maupun tidak langsung. Salah satu komponen terpenting adalah sarana dan prasarana pendidikan.

Administrasi sarana dan prasarana pendidikan merupakan hal yang sangat menunjang bagi  tercapainya tujuan dari pendidikan. Proses  belajar mengajar akan semakin sukses bila sarana dan prasarana pendidikan memadai. Untuk itu sarana dan prasarana pendidikan harus selalu lengkapi. Pemerintah selalu berupaya  untuk secara  terus menerus melengkapi sarana dan prasarana pendidikan bagi seluruh jenjang dan tingkat pendidikan.

Dalam makalah ini akan dibahas mengenai administrasi sarana dan prasarana pendidikan agar proses pendidikan dapat berjalan dengan efektif dan efisien.

B.       RUMUSAN MASALAH

1.        Apakah pengertian Administrasi Sarana dan Prasarana Pendidikan?

2.        Apasaja ruang lingkup kegiatan dalam Administrasi Sarana dan Prasarana Pendidikan?

3.        Bagaimana fungsi dan tujuan dari Administrasi Sarana dan Prasarana Pendidikan?

PEMBAHASAN

A.      PENGERTIAN ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA PENDIDIKAN

Sarana pendidikan adalah peralatan dan perlengkapan yang secara langsung dipergunakan dan menunjang proses pendidikan khususnya proses belajar mengaja. Contohnya: gedung, ruang kelas, meja, kursi. Prasarana pendidikan adalah fasilitas yang secara tidak langsung menunjang jalannya proses pendidikan, tetapi dapat dimanfaatkan untuk proses belajar. Contohnya: taman sekolah untuk pengajaran biologi.

Menurut rumusan Tim Penyusun Pedoman Pembakuan Media Pendidikan Departemen Pendidikan dan Kebudayaan, maka yang dimaksud dengan:[1]

“Sarana pendidikan adalah semua fasilitas yang diperlukan dalam proses belajar mengajar baik yang bergerak maupun tidak bergerak agar pencapaian tujuan pendidikan dapat berjalan dengan lancer, teratur, efektif dan efisien.”

Administrasi Sarana dan Prasarana pendidikan merupakan seluruh proses yang direncanakan dan diusahakan secara sengaja dan bersungguh-sungguh serta pembinaan secara kontinu terhadap benda-benda pendidikan, agar senantiasa siap pakai (ready for use) dalam PBM sehingga PBM semakin efektif dan efisien guna membantu tercapainya tujuan pendidikan yang telah ditetapkan.[2]

Fasilitas atau benda-benda pendidikan dapat ditinjau dari fungsi, jenis dan sifatnya.[3]

1. Ditinjau dari fungsinya terhadap proses belajar mengajar.

Sarana pendidikan yang berfungsi langsung dalam proses pembelajaran, seperti alat pelajaran, alat peraga, dan media pembelajaran.

Prasarana pendidikan berfungsi tidak langsung , seperti gedung, tanaman, halaman.

2. Ditinjau dari jenisnya yaitu:

Fasilitas fisik, yakni segala sesuatu yang berwujud benda mati yang mempunyai peran untuk memudahkan dan melancarkan suatu usaha, seperti kendaraan, computer, mesintulis, dan sebagainya.

Fasilitas non fisik, segala sesuatu yang bersifat mempermudah suatu kegiatan, seperti manusia, jasa, uang.

3. Ditinjau dari sifat barangnya

a.       Barang tak bergerak dikelompokkan menjadi barang habis pakai, seperti kapur tulis, tinta, kertas, penghapus dan sebagainya. Barang tak habis pakai, seperti computer, mesin tulis, kendaraan dan sebagainya.

b.      Barang tidak bergerak yaitu barang yang tidak berpindah-pindah letaknya atau tidak bisa dipindahkan, seperti gedung, sumur dan sebagainya.

Selanjutnya dilihat dari komponennya, media terdiri dari dua bagian pokok yaitu hardware dan software.[4]

1.      Hardware atau perangkat keras adalah penampil software. Misalnya: pesawat radio, tape recorder, proyektor slide, proyektor film, dan sebagainya.

2.      Software atau perangkat lunak adalah bahan atau program yang ditampilkan dengan hardware, misalnya: kaset, piringan hitam, slide, film, skrip rekaman, dan sebagainya.

B.       RUANG LINGKUP

Secara kronologis-operasional kegiatan administrasi sarana dan prasarana pendidikan meliputi:[5]

1.        Perencanaan Pengadaan Barang

2.        Prakualifikasi Rekanan

3.        Pengadaan barang

4.        Penyimpanan, Inventarisasi, Penyaluran

5.        Pemeliharaan, Rehabilitasi

6.        Penghapusan dan Penyingkiran

7.        Pengendalian

Dalam keseluruhan rangkaian kegiatan tersebut harus merupakan satu kesatuan yang harmonis dan dalam sistematika kerjanya harus dihindarkan dari timbulnya kesimpangsiuran dan tumpang tindih dalam wewenang, tanggung jawab, dan pengawasan guna menghindari timbulnya pemborosan biaya, tenaga, dan waktu.

1.        Perencanaan Pengadaan Barang

Suatu kegiatan administrasi yang baik dan tidak gegabah harus diawali dengan suatu perencanaan yang matang dan baik dilaksanakan demi menghindari kesalahan dan kegagalan yang tidak diinginkan. Perencanaan yang baik berdasarkan kebutuhan dan disesuaikan dengan tersedianya dana dan tingkat kepentingannya

2.        Prakualifikasi Rekanan

Pengadaan sarana dan prasarana pendidikan melalui pembelian dengan sistem lelang/tender yang didikuti para rekanan /pemborong, untuk menghindari penyalahgunaan spekulasi, manipulasi serta perbuatan-perbuatan  penyimpangan lainnya. Yang dapat mengikuti tender hanyalah rekanan yang terpercaya. Untuk memperoleh rekanan-rekanan yang terpercaya, dilakukan prakualifikasi.

3.        Pengadaan barang

Pengadaan merupakan segala kegiatan untuk menyediakan semua keperluan barang/benda/jasa bagi keperluan pelaksanaan tugas.[6] Pengadaan sarana dan prasarana pendidikan dilakukan seebagai berikut:

a.         Pengadaan tanah, dilaksanakan dengan cara membeli, menerima hibah, menerima hak pakai atau menukar.

b.        Pengadaan bangunan, dilaksanakan dengn mendirikan bangunan baru, membeli, menyewa, menerima hibah atau menukar.

c.         Pengadaan perabot, dilakukan dengan membeli, membuat sendiri atau menerima bantuan dari donator seperti BP3.

d.        Pengadaan Kendaraan,pengadaan kendaraan untuk sekolah telah dilakukan oleh pemerintah pusat. Contoh: kendaraan bermotor seperti mobil, sepeda motor dan untuk kendaraan tak bermotor seperti sepeda, gerobak, becak.

e.         Pengadaan sarana Pendidikan (alat pelajaran, alat peraga, media pembelajaran), Alat Kantor (mesin ketik, mesin hitung dan sebagainya) dan Alat Tulis Kantor ( kertas, tinta, map dan sebagainya) diadakan sesuai ketentuan yang berlaku, yaitu dengan jumlah besar tertentu melalui lelang/tender melalui rekanan. Jika kekurangan alat tulis kantor dalam jumlah kecil dapat dibeli melalui dana taktis. Pengadaan buku-buku atau benda-benda grafis lainnya dapat diadakan dengan membuat sendiri, menerima bantuan, hadiah, hibah.

Pengadaan sarana pendidikan ada beberapa kemungkinan yang bisa ditempuh:[7]

a.       Pembelian dengan biaya pemerintah

b.      Pembelian dengan biaya SPP

c.       Bantuan dari BP3 dan,

d.      Bantuan dari masyarakat lainnya.

4.        Penyimpanan

Penyimpanan yaitu menampung/mewadahi hasil pengadaan barang-barang demi keamanannya, baik yang belum maupun yang didistribusikan. Kegiatan penyimpanan meliputi menerima barang, menyimpan barang dan mendistribusikan barang, sesuai ICW (Indische Comptabilitietswet) atau Undang-Undang Perbendaharaan Indonesia Pasal 55 dan 57.[8]

Untuk keperluan penyimpanan barang biasanya digunakan gudang. Untuk mempersiapkan gudang perlu diperhatikan lokasi, konstruksi, macam/bentuk/sifat dan ketentuan tata letak barang di dalanya sesuai jenis dan sifat barangnya.

5.        Inventarisasi

Inventarisasi berasal dari kata “inventaris” (Latin: inventarium) yang berarti daftar barang-barang, bahan, dan sebagainya. Jadi Inventarisasi merupakan kegiatan untuk mencatat dan menyusun daftar barang-barang/bahan yang ada secara teratur menurut ketentuan yang berlaku.[9]

Inventarisasi dilakukan untuk penyempurnaan pengurusan dan pengawasan yang efektif terhadap barang-barang milik Negara (atau swasta), dan juga memberikan masukan bagi efektivitas pengelolaan sarana dan prasarana, seperti perencanaan

6.        Penyaluran

Penyaluran merupakan kegiatan yang menyangkut pemindahan barang dan tanggung jawab dari instansi/pemegang yang satu kepada instansi/pemegang yang lain.[10] Kegiatan penyaluran barang yang baik meliputi penyusunan alokasi, pengiriman barang (untuk pusat-pusat penyalur) dan penyerahan barang.

1. Penyusunan alokasi, dilakukan untuk menghindari pemborosan dalam pendistribusian  barang sehingga merata dan seimbang dengan kebutuhan.
2. Pengiriman barang yang dilakukan dari pusat-pusat penyalur barang.
3. Penyerahan Barang, dalam penyerahan barang jangan lupa untuk mengisi daftar penyerahan barang, surat pengantar, faktur, tanda terima penyerahan barang, biaya pengiriman jika ada dan sebagainya.

7.        Pemeliharaan

Pemeliharaan merupakan kegiatan penjagaan atau pencegahan dari kerusakan suatu barang, sehingga barang tersebut selalu dalam kondisi baik dan siap pakai. Kegiatan pemeliharaan ini sangatlah penting agar barang-barang yang dipakai dapat terawat dengan baik.

Barang-barang yang ada perlu dirawat secara baik dan kontinu untuk menghindarkan dari perusakan. Dengan demikian kegiatan rutin untuk mengusahakan agar barang tetap dalam keadaan baik dan berfungsi baik pula (running well), disebut pemeliharaan atau perawatan (servis).[11]

Proses pemeliharaan dimulai dari pemakai barang itu sendiri, yaitu dengan berhati-hati dalam menggunakannya. Pemeliharaan yang bersifat khusus harus dilakukan oleh petugas professional yang mempunyai keahlian sesuai dengan jenis barang.

8.        Rehabilitasi

Rehabilitasi merupakan kegiatan untuk memperbaiki barang dari kerusakan dengan tambal sulam atau  penggantian suku cadangnya agar barang tersebut dapat dipergunakan lagi sehingga mempunyai daya pakai yang lebih lama.[12]

Barang-barang yang ada meskipun sudah dilakukan pemeliharaan dengan baik secara berkala, namun tidak luput dari kerusakan. Kerusakan tersebut terjadi sebagai akibat keausan atau kerusakan suku cadangnya karena gesekan, benturan, lapuk karena karatan dan sebagainya. Untuk itulah perlu adanya rehabilitasi.

9.        Penghapusan dan Penyingkiran

Penghapusan merupakan suatu proses kegiatan yang bertujuan untuk mengeluarkan /menghilangkan barang-barang milik Negara dari daftar inventaris negara berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Apabila biaya  rehabilitasi barang terlalu besar sedangkan daya pakainya terlalu singkat maka barang tersebut lebih baik tidak dipakai lagi dan dikeluarkan dari daftar inventaris.

Sebagai salah satu fungsi dari pengelolaan perlengkapan, penghapusan mempunyai arti:[13]

1.)     Mencegah atau sekkurang-kurangnya membatasi kerugian yang jauh lebih besar yang disebabkan oleh:

a.       Pengeluaran yang semakin besar untuk biaya perawatan dan perbaikan/pemeliharaan terhadap barang yang semakin buruk kondisinya.

b.      Pemborosan biaya untuk pengamanan barang-barang kelebihan atau barang lain yang karena beberapa sebab, tidak dapat dipergunakan lagi.

2.)     Meringankan beban kerja inventarisasi karena banyaknya barang-barang yang tinggal menyusut.

3.)     Membebaskan barang-barang dari tanggung jawab satuan organisasi atau lembaga yang mengurusnya.

10.    Pengendalian

Seluruh kegiatan administrasi Sarana dan Prasarana pendidikan masing-masing tidak dapat lepas dari monitoring setiap saat oleh pemimpin organisasi serta senantiasa dan diperhatikan kerjasamanya satu dengan yang lainnya. Seluruh kegiatan pengelolaan harus selalu berjalan kompak, serempak dan terpadu.

Dalam pelaksanaan kegiatan pengendalian dapat disusun serangkaian kerja sebagai berikut:[14]

a.       Mengikuti proses pengelolaan dari pengadaan sampai penghapusan.

b.      Menyusun tata cara laporan baik lisan maupun tertulis.

c.       Mengadakan konsultasi dengan pihak pimpinan bila terjadi atau akan terjadi penyimpangan dalam pelksanaan, sekiranya penyimpangan ini menyangkut kebijakan.

d.      Mengadakan konsultasi dengan pihak pelaksana fungsi masing-masing bila (kelihatan) terjadi atau akan terjadi penyimpangan dalam pelaksanaan yang bersifat teknis.

e.       Mengadakan koordinasi antara fungsi perencanaan dan fungsi-fungsi lain.

f.       Menyusun laporan menyeluruh secara periodik tentang pelaksanaan dari proses pengelolaan yang terjadi dalam masing-masing fungsi.

C.      FUNGSI DAN TUJUAN ADMINISTRASI SARANA

Manajemen sarana dan prasarana pendidikan bertugas mengatur dan menjaga sarana dan prasarana pendidikan agar dapat memberikan kontribusi secara optimal dan berarti pada proses pendidikan.

Manajemen sarana dan prasarana yang baik diharapkan dapat menciptakan sekolah yang bersih, rapi, indah sehingga menciptakan kondisi yang menyenangkan . selain itu

Administrasi sarana dan prasarana sekolah berfungsi untuk:

a.    Memberi dan melengkapi fasilitas untuk segala kebutuhan yang diperlukan dalam proses belajar mengajar.

b.    Memelihara agar tugas-tugas murid yang di berikan oleh guru dapat terlaksana dengan lancar dan optimal.

Adapun tujuan dari administrasi sarana dan prasarana itu adalah :

1.    Mewujudkan situasi dan kondisi sekolah yang baik sebagai lingkungan yang memungkinkan peserta didik untuk mengembangkan kemampuan semaksimal mungkin.

2.    Menghilangkan berbagai hambatan yang dapat menghalangi terwujudnya interaksi dalam pembelajaran

3.    Menyediakan dan mengatur fasilitas serta perabot belajar yang mendukung dan memungkinkan siswa belajar sesuai dengan lingkungan sosial, emosional, dan intelektual siswa dalam proses pembelajaran.

4.    Membina dan membimbing siswa sesuai dengan latar belakang sosial, ekonomi, budaya serta sifat- sifat individunya.

KESIMPULAN

1.       Administrasi Sarana dan Prasarana pendidikan merupakan seluruh proses yang direncanakan dan diusahakan secara sengaja dan bersungguh-sungguh serta pembinaan secara kontinu terhadap benda-benda pendidikan, agar senantiasa siap pakai (ready for use) dalam PBM sehingga PBM semakin efektif dan efisien guna membantu tercapainya tujuan pendidikan yang telah ditetapkan

2.        Secara kronologis-operasional kegiatan administrasi sarana dan prasarana pendidikan meliputi: perencanaan pengadaan barang, prakualifikasi rekanan, pengadaan barang, penyimpanan, inventarisasi, penyaluran, pemeliharaan, rehabilitasi, penghapusan dan penyingkiran, serta pengendalian.

3.        Manajemen sarana dan prasarana pendidikan berfungsi mengatur dan menjaga sarana dan prasarana pendidikan agar dapat memberikan kontribusi secara optimal dan berarti pada proses pendidikan.

DAFTAR PUSTAKA

Gunawan, Ary H, Administrasi Sekolah: Administrasi Pendidikan Mikro, Jakarta: Rineka Cipta, 1996.

Mulyasa, E, Manajemen Berbasis Sekolah: Konsep, Strategi dan Implementasi, Bandung: Remaja Rosdakarya, 2004.

Subroto, B. Suryo, Dimensi-dimensi Administrasi Pendidikan di Sekolah, Jakarta: Bina Aksra, 1988.

Suharsimi Arikunto dan Lia Yuliana, Manajemen Pendidikan, Yogyakarta: Aditya Media bekerjasama dengan Fakultas Ilmu Pendidikan UNY, 2008.

http://redaksijurnalpendidikan.blogspot.com/2010/03/perlunya-standarisasi-sarana-dan.html diunduh tanggal 15 April 2012 pukul 14.51

---

[1] Suharsimi Arikunto dan Lia Yuliana, Manajemen Pendidikan (Yogyakarta: Aditya Media bekerjasama dengan Fakultas Ilmu Pendidikan UNY, 2008), hal. 273.

[2] Ary H. Gunawan ,  Administrasi Sekolah: Administrasi Pendidikan Mikro  (Jakarta: Rineka Cipta, 1996),  hal. 114.

[3] Ibid., hal. 115.

[4] Suharsimi Arikunto dan Lia Yuliana, Manajemen Pendidikan, hal. 275.

[5] Ary H. Gunawan ,  Administrasi Sekolah: Administrasi Pendidikan Mikro, hal. 116.

[6] Ary H. Gunawan ,  Administrasi Sekolah: Administrasi Pendidikan Mikro, hal. 135.

[7] B. Suryo Subroto,  Dimensi-dimensi Administrasi Pendidikan di Sekolah. (Jakarta: Bina Aksra, 1988), hal. 76.

[8] Ary H. Gunawan ,  Administrasi Sekolah: Administrasi Pendidikan Mikro, hal. 139.

[9] Ary H. Gunawan,  Administrasi Sekolah: Administrasi Pendidikan Mikro, hal. 141.

[10] Ibid., hal. 144.

[11] Ibid., hal. 146.

[12] Ibid., hal. 147.

[13] Suharsimi Arikunto dan Lia Yuliana, Manajemen Pendidikan, hal. 281.

[14] Ary H. Gunawan,  Administrasi Sekolah: Administrasi Pendidikan Mikro, hal. 153-154.