PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG MASALAH
Dalam dunia pendidikan, terdapat beberapa komponen
pendidikan yang sangatlah berperan sebagai penunjang kegiatan pembelajaran baik
secara langsung maupun tidak langsung. Salah satu komponen terpenting adalah
sarana dan prasarana pendidikan.
Administrasi sarana dan prasarana pendidikan
merupakan hal yang sangat menunjang bagi
tercapainya tujuan dari pendidikan. Proses belajar mengajar akan semakin sukses bila sarana
dan prasarana pendidikan memadai. Untuk itu sarana dan prasarana pendidikan
harus selalu lengkapi. Pemerintah selalu berupaya untuk secara
terus menerus melengkapi sarana dan prasarana pendidikan bagi seluruh
jenjang dan tingkat pendidikan.
Dalam makalah ini akan dibahas mengenai administrasi
sarana dan prasarana pendidikan agar proses pendidikan dapat berjalan dengan
efektif dan efisien.
B. RUMUSAN MASALAH
1.
Apakah
pengertian Administrasi Sarana dan Prasarana Pendidikan?
2.
Apasaja
ruang lingkup kegiatan dalam Administrasi Sarana dan Prasarana Pendidikan?
3.
Bagaimana
fungsi dan tujuan dari Administrasi Sarana dan Prasarana Pendidikan?
PEMBAHASAN
A. PENGERTIAN ADMINISTRASI SARANA DAN
PRASARANA PENDIDIKAN
Sarana pendidikan adalah peralatan dan perlengkapan
yang secara langsung dipergunakan dan menunjang proses pendidikan khususnya
proses belajar mengaja. Contohnya: gedung, ruang kelas, meja, kursi. Prasarana
pendidikan adalah fasilitas yang secara tidak langsung menunjang jalannya
proses pendidikan, tetapi dapat dimanfaatkan untuk proses belajar. Contohnya:
taman sekolah untuk pengajaran biologi.
Menurut rumusan Tim Penyusun Pedoman Pembakuan Media
Pendidikan Departemen Pendidikan dan Kebudayaan, maka yang dimaksud dengan:[1]
“Sarana pendidikan adalah semua fasilitas yang
diperlukan dalam proses belajar mengajar baik yang bergerak maupun tidak
bergerak agar pencapaian tujuan pendidikan dapat berjalan dengan lancer,
teratur, efektif dan efisien.”
Administrasi Sarana dan Prasarana pendidikan
merupakan seluruh proses yang direncanakan dan diusahakan secara sengaja dan
bersungguh-sungguh serta pembinaan secara kontinu terhadap benda-benda
pendidikan, agar senantiasa siap pakai (ready for use) dalam PBM sehingga PBM
semakin efektif dan efisien guna membantu tercapainya tujuan pendidikan yang
telah ditetapkan.[2]
Fasilitas atau benda-benda pendidikan dapat ditinjau
dari fungsi, jenis dan sifatnya.[3]
- Ditinjau dari fungsinya terhadap proses belajar mengajar.
Sarana pendidikan yang berfungsi langsung dalam
proses pembelajaran, seperti alat pelajaran, alat peraga, dan media
pembelajaran.
Prasarana pendidikan berfungsi tidak langsung ,
seperti gedung, tanaman, halaman.
- Ditinjau dari jenisnya yaitu:
Fasilitas fisik, yakni segala sesuatu yang berwujud
benda mati yang mempunyai peran untuk memudahkan dan melancarkan suatu usaha,
seperti kendaraan, computer, mesintulis, dan sebagainya.
Fasilitas non fisik, segala sesuatu yang bersifat
mempermudah suatu kegiatan, seperti manusia, jasa, uang.
- Ditinjau dari sifat barangnya
a. Barang tak bergerak dikelompokkan
menjadi barang habis pakai, seperti kapur tulis, tinta, kertas, penghapus dan
sebagainya. Barang tak habis pakai, seperti computer, mesin tulis, kendaraan
dan sebagainya.
b. Barang tidak bergerak yaitu barang yang
tidak berpindah-pindah letaknya atau tidak bisa dipindahkan, seperti gedung,
sumur dan sebagainya.
Selanjutnya dilihat dari komponennya, media terdiri
dari dua bagian pokok yaitu hardware dan software.[4]
1. Hardware atau perangkat keras adalah
penampil software. Misalnya: pesawat radio, tape recorder, proyektor slide,
proyektor film, dan sebagainya.
2. Software atau perangkat lunak adalah
bahan atau program yang ditampilkan dengan hardware, misalnya: kaset, piringan
hitam, slide, film, skrip rekaman, dan sebagainya.
B. RUANG LINGKUP
Secara kronologis-operasional kegiatan administrasi
sarana dan prasarana pendidikan meliputi:[5]
1.
Perencanaan
Pengadaan Barang
2.
Prakualifikasi
Rekanan
3.
Pengadaan
barang
4.
Penyimpanan,
Inventarisasi, Penyaluran
5.
Pemeliharaan,
Rehabilitasi
6.
Penghapusan
dan Penyingkiran
7.
Pengendalian
Dalam keseluruhan rangkaian kegiatan tersebut harus
merupakan satu kesatuan yang harmonis dan dalam sistematika kerjanya harus
dihindarkan dari timbulnya kesimpangsiuran dan tumpang tindih dalam wewenang,
tanggung jawab, dan pengawasan guna menghindari timbulnya pemborosan biaya,
tenaga, dan waktu.
1.
Perencanaan
Pengadaan Barang
Suatu kegiatan administrasi yang baik dan tidak
gegabah harus diawali dengan suatu perencanaan yang matang dan baik
dilaksanakan demi menghindari kesalahan dan kegagalan yang tidak diinginkan.
Perencanaan yang baik berdasarkan kebutuhan dan disesuaikan dengan tersedianya dana
dan tingkat kepentingannya
2.
Prakualifikasi
Rekanan
Pengadaan sarana dan prasarana pendidikan melalui
pembelian dengan sistem lelang/tender yang didikuti para rekanan /pemborong,
untuk menghindari penyalahgunaan spekulasi, manipulasi serta
perbuatan-perbuatan penyimpangan
lainnya. Yang dapat mengikuti tender hanyalah rekanan yang terpercaya. Untuk
memperoleh rekanan-rekanan yang terpercaya, dilakukan prakualifikasi.
3.
Pengadaan
barang
Pengadaan merupakan segala kegiatan untuk
menyediakan semua keperluan barang/benda/jasa bagi keperluan pelaksanaan tugas.[6]
Pengadaan sarana dan prasarana pendidikan dilakukan seebagai berikut:
a.
Pengadaan
tanah, dilaksanakan dengan cara membeli, menerima hibah, menerima hak pakai
atau menukar.
b.
Pengadaan
bangunan, dilaksanakan dengn mendirikan bangunan baru, membeli, menyewa,
menerima hibah atau menukar.
c.
Pengadaan
perabot, dilakukan dengan membeli, membuat sendiri atau menerima bantuan dari
donator seperti BP3.
d.
Pengadaan
Kendaraan,pengadaan kendaraan untuk sekolah telah dilakukan oleh pemerintah
pusat. Contoh: kendaraan bermotor seperti mobil, sepeda motor dan untuk
kendaraan tak bermotor seperti sepeda, gerobak, becak.
e.
Pengadaan
sarana Pendidikan (alat pelajaran, alat peraga, media pembelajaran), Alat
Kantor (mesin ketik, mesin hitung dan sebagainya) dan Alat Tulis Kantor (
kertas, tinta, map dan sebagainya) diadakan sesuai ketentuan yang berlaku,
yaitu dengan jumlah besar tertentu melalui lelang/tender melalui rekanan. Jika
kekurangan alat tulis kantor dalam jumlah kecil dapat dibeli melalui dana
taktis. Pengadaan buku-buku atau benda-benda grafis lainnya dapat diadakan
dengan membuat sendiri, menerima bantuan, hadiah, hibah.
Pengadaan sarana pendidikan ada beberapa kemungkinan
yang bisa ditempuh:[7]
a. Pembelian dengan biaya pemerintah
b. Pembelian dengan biaya SPP
c. Bantuan dari BP3 dan,
d. Bantuan dari masyarakat lainnya.
4.
Penyimpanan
Penyimpanan yaitu menampung/mewadahi hasil pengadaan
barang-barang demi keamanannya, baik yang belum maupun yang didistribusikan.
Kegiatan penyimpanan meliputi menerima barang, menyimpan barang dan
mendistribusikan barang, sesuai ICW (Indische Comptabilitietswet) atau
Undang-Undang Perbendaharaan Indonesia Pasal 55 dan 57.[8]
Untuk keperluan penyimpanan barang biasanya
digunakan gudang. Untuk mempersiapkan gudang perlu diperhatikan lokasi,
konstruksi, macam/bentuk/sifat dan ketentuan tata letak barang di dalanya
sesuai jenis dan sifat barangnya.
5.
Inventarisasi
Inventarisasi berasal dari kata “inventaris” (Latin:
inventarium) yang berarti daftar barang-barang, bahan, dan sebagainya. Jadi
Inventarisasi merupakan kegiatan untuk mencatat dan menyusun daftar
barang-barang/bahan yang ada secara teratur menurut ketentuan yang berlaku.[9]
Inventarisasi dilakukan untuk penyempurnaan
pengurusan dan pengawasan yang efektif terhadap barang-barang milik Negara
(atau swasta), dan juga memberikan masukan bagi efektivitas pengelolaan sarana
dan prasarana, seperti perencanaan
6.
Penyaluran
Penyaluran merupakan kegiatan yang menyangkut
pemindahan barang dan tanggung jawab dari instansi/pemegang yang satu kepada
instansi/pemegang yang lain.[10]
Kegiatan penyaluran barang yang baik meliputi penyusunan alokasi, pengiriman
barang (untuk pusat-pusat penyalur) dan penyerahan barang.
- Penyusunan alokasi, dilakukan untuk menghindari pemborosan dalam pendistribusian barang sehingga merata dan seimbang dengan kebutuhan.
- Pengiriman barang yang dilakukan dari pusat-pusat penyalur barang.
- Penyerahan Barang, dalam penyerahan barang jangan lupa untuk mengisi daftar penyerahan barang, surat pengantar, faktur, tanda terima penyerahan barang, biaya pengiriman jika ada dan sebagainya.
7.
Pemeliharaan
Pemeliharaan merupakan kegiatan
penjagaan atau pencegahan dari kerusakan suatu barang, sehingga barang tersebut
selalu dalam kondisi baik dan siap pakai. Kegiatan pemeliharaan ini sangatlah
penting agar barang-barang yang dipakai dapat terawat dengan baik.
Barang-barang yang ada perlu dirawat secara baik dan
kontinu untuk menghindarkan dari perusakan. Dengan demikian kegiatan rutin
untuk mengusahakan agar barang tetap dalam keadaan baik dan berfungsi baik pula
(running well), disebut pemeliharaan atau perawatan (servis).[11]
Proses pemeliharaan dimulai dari
pemakai barang itu sendiri, yaitu dengan berhati-hati dalam menggunakannya.
Pemeliharaan yang bersifat khusus harus dilakukan oleh petugas professional
yang mempunyai keahlian sesuai dengan jenis barang.
8.
Rehabilitasi
Rehabilitasi merupakan kegiatan untuk memperbaiki
barang dari kerusakan dengan tambal sulam atau
penggantian suku cadangnya agar barang tersebut dapat dipergunakan lagi
sehingga mempunyai daya pakai yang lebih lama.[12]
Barang-barang yang ada meskipun sudah dilakukan
pemeliharaan dengan baik secara berkala, namun tidak luput dari kerusakan.
Kerusakan tersebut terjadi sebagai akibat keausan atau kerusakan suku cadangnya
karena gesekan, benturan, lapuk karena karatan dan sebagainya. Untuk itulah
perlu adanya rehabilitasi.
9.
Penghapusan
dan Penyingkiran
Penghapusan merupakan suatu proses kegiatan yang
bertujuan untuk mengeluarkan /menghilangkan barang-barang milik Negara dari
daftar inventaris negara berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Apabila biaya rehabilitasi barang
terlalu besar sedangkan daya pakainya terlalu singkat maka barang tersebut
lebih baik tidak dipakai lagi dan dikeluarkan dari daftar inventaris.
Sebagai salah satu fungsi dari pengelolaan
perlengkapan, penghapusan mempunyai arti:[13]
1.) Mencegah
atau sekkurang-kurangnya membatasi kerugian yang jauh lebih besar yang
disebabkan oleh:
a. Pengeluaran yang semakin besar untuk
biaya perawatan dan perbaikan/pemeliharaan terhadap barang yang semakin buruk
kondisinya.
b. Pemborosan biaya untuk pengamanan
barang-barang kelebihan atau barang lain yang karena beberapa sebab, tidak
dapat dipergunakan lagi.
2.) Meringankan
beban kerja inventarisasi karena banyaknya barang-barang yang tinggal menyusut.
3.) Membebaskan
barang-barang dari tanggung jawab satuan organisasi atau lembaga yang
mengurusnya.
10. Pengendalian
Seluruh kegiatan administrasi Sarana dan Prasarana
pendidikan masing-masing tidak dapat lepas dari monitoring setiap saat oleh
pemimpin organisasi serta senantiasa dan diperhatikan kerjasamanya satu dengan
yang lainnya. Seluruh kegiatan pengelolaan harus selalu berjalan kompak,
serempak dan terpadu.
Dalam pelaksanaan kegiatan pengendalian dapat
disusun serangkaian kerja sebagai berikut:[14]
a. Mengikuti proses pengelolaan dari
pengadaan sampai penghapusan.
b. Menyusun tata cara laporan baik lisan
maupun tertulis.
c. Mengadakan konsultasi dengan pihak
pimpinan bila terjadi atau akan terjadi penyimpangan dalam pelksanaan,
sekiranya penyimpangan ini menyangkut kebijakan.
d. Mengadakan konsultasi dengan pihak
pelaksana fungsi masing-masing bila (kelihatan) terjadi atau akan terjadi
penyimpangan dalam pelaksanaan yang bersifat teknis.
e. Mengadakan koordinasi antara fungsi
perencanaan dan fungsi-fungsi lain.
f. Menyusun laporan menyeluruh secara periodik
tentang pelaksanaan dari proses pengelolaan yang terjadi dalam masing-masing
fungsi.
C. FUNGSI DAN TUJUAN ADMINISTRASI SARANA
Manajemen sarana dan prasarana pendidikan bertugas
mengatur dan menjaga sarana dan prasarana pendidikan agar dapat memberikan
kontribusi secara optimal dan berarti pada proses pendidikan.
Manajemen sarana dan prasarana yang baik diharapkan
dapat menciptakan sekolah yang bersih, rapi, indah sehingga menciptakan kondisi
yang menyenangkan . selain itu
Administrasi sarana dan prasarana
sekolah berfungsi untuk:
a. Memberi
dan melengkapi fasilitas untuk segala kebutuhan yang diperlukan dalam proses
belajar mengajar.
b. Memelihara
agar tugas-tugas murid yang di berikan oleh guru dapat terlaksana dengan lancar
dan optimal.
Adapun tujuan dari administrasi
sarana dan prasarana itu adalah :
1. Mewujudkan
situasi dan kondisi sekolah yang baik sebagai lingkungan yang memungkinkan
peserta didik untuk mengembangkan kemampuan semaksimal mungkin.
2. Menghilangkan
berbagai hambatan yang dapat menghalangi terwujudnya interaksi dalam
pembelajaran
3. Menyediakan
dan mengatur fasilitas serta perabot belajar yang mendukung dan memungkinkan
siswa belajar sesuai dengan lingkungan sosial, emosional, dan intelektual siswa
dalam proses pembelajaran.
4. Membina
dan membimbing siswa sesuai dengan latar belakang sosial, ekonomi, budaya serta
sifat- sifat individunya.
KESIMPULAN
1. Administrasi Sarana dan Prasarana
pendidikan merupakan seluruh proses yang direncanakan dan diusahakan secara
sengaja dan bersungguh-sungguh serta pembinaan secara kontinu terhadap
benda-benda pendidikan, agar senantiasa siap pakai (ready for use) dalam PBM
sehingga PBM semakin efektif dan efisien guna membantu tercapainya tujuan
pendidikan yang telah ditetapkan
2.
Secara
kronologis-operasional kegiatan administrasi sarana dan prasarana pendidikan
meliputi: perencanaan pengadaan barang, prakualifikasi rekanan, pengadaan
barang, penyimpanan, inventarisasi, penyaluran, pemeliharaan, rehabilitasi,
penghapusan dan penyingkiran, serta pengendalian.
3.
Manajemen
sarana dan prasarana pendidikan berfungsi mengatur dan menjaga sarana dan
prasarana pendidikan agar dapat memberikan kontribusi secara optimal dan
berarti pada proses pendidikan.
DAFTAR
PUSTAKA
Gunawan, Ary H, Administrasi
Sekolah:
Administrasi Pendidikan Mikro, Jakarta: Rineka Cipta, 1996.
Mulyasa, E, Manajemen Berbasis
Sekolah: Konsep, Strategi dan Implementasi, Bandung: Remaja Rosdakarya,
2004.
Subroto, B. Suryo, Dimensi-dimensi
Administrasi Pendidikan di Sekolah, Jakarta: Bina Aksra, 1988.
Suharsimi Arikunto dan Lia Yuliana,
Manajemen Pendidikan, Yogyakarta: Aditya Media bekerjasama dengan
Fakultas Ilmu Pendidikan UNY, 2008.
http://redaksijurnalpendidikan.blogspot.com/2010/03/perlunya-standarisasi-sarana-dan.html
diunduh tanggal 15 April 2012 pukul 14.51
[1]
Suharsimi Arikunto dan Lia Yuliana, Manajemen Pendidikan (Yogyakarta:
Aditya Media bekerjasama dengan Fakultas Ilmu Pendidikan UNY, 2008), hal. 273.
[2] Ary H. Gunawan , Administrasi Sekolah: Administrasi Pendidikan Mikro (Jakarta: Rineka Cipta, 1996), hal. 114.
[3] Ibid., hal. 115.
[4] Suharsimi Arikunto
dan Lia Yuliana, Manajemen Pendidikan, hal. 275.
[7] B. Suryo Subroto, Dimensi-dimensi Administrasi Pendidikan di
Sekolah. (Jakarta: Bina Aksra, 1988), hal. 76.
[10] Ibid., hal. 144.
[11] Ibid., hal. 146.
[12] Ibid., hal. 147.
